日程調整メールの書き方｜スムーズに予定が決まる例文とマナー

日程調整、何往復もしていませんか？

「この日はどうですか？」「すみません、その日は…」「では○日は？」——日程調整のメールが何往復にもなって、なかなか日程が決まらない。これは多くのビジネスパーソンが経験する非効率なやり取りです。

実は、最初のメールの書き方次第で、日程調整は1〜2往復で完了させることができます。

日程調整が長引く原因

候補日が少なすぎる

候補を1つしか提示しないと、その日がNGだった場合に再度やり取りが必要です。最低3つの候補を提示しましょう。

時間帯が曖昧

「来週のどこかで」では相手も返しようがありません。具体的な日時を提示するのが鉄則です。

相手が返信しにくい文面

自由記述で日程を聞くと、相手は自分のカレンダーを確認して候補を考える手間がかかります。こちらから候補を出して「選ぶだけ」にすると、返信のハードルが下がります。

日程調整メールの3つのポイント

ポイント1: 候補は3〜5つ出す

下記の日程でご都合はいかがでしょうか。
① 3月18日（火）14:00〜15:00
② 3月19日（水）10:00〜11:00
③ 3月20日（木）15:00〜16:00
④ 3月21日（金）13:00〜14:00

ポイント2: 所要時間と場所を明記する

所要時間: 約1時間
場所: 貴社会議室 or オンライン（Zoom）

ポイント3: 代替案の余地を残す

上記以外でご都合のよい日時がありましたら
お気軽にお知らせください。

日程調整メール例文

社外との打ち合わせ

件名: ○○の件｜打ち合わせ日程のご相談
○○様
いつもお世話になっております。
○○株式会社の山田です。
○○の件について打ち合わせの機会を
いただきたく、ご連絡いたしました。
下記の日程でご都合はいかがでしょうか。
① 3月18日（火）14:00〜15:00
② 3月19日（水）10:00〜11:00
③ 3月20日（木）15:00〜16:00
所要時間は1時間程度を想定しております。
オンライン（Zoom）での実施を予定しておりますが、
ご来社いただくことも可能です。
上記以外でもご都合のよい日時がございましたら
お知らせください。

日程変更のお願い

件名: ○月○日のお打ち合わせ日程変更のお願い
○○様
いつもお世話になっております。
○月○日に予定しておりましたお打ち合わせですが、
急な社内会議が入ってしまい、
誠に恐縮ながら日程の変更をお願いしたく
ご連絡いたしました。
代替日程として、以下はいかがでしょうか。
① 3月22日（月）10:00〜
② 3月23日（火）14:00〜
ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
ご都合をお知らせいただけますと幸いです。

日程調整メールもAIで時短

候補日を並べて丁寧な文面を毎回書くのは、地味に手間がかかる作業です。ビジネスメールの達人なら、「来週火水木で打ち合わせの日程調整したい」とラフに入力するだけで、フォーマルな日程調整メールを生成できます。

まとめ

日程調整メールは「候補を3〜5つ」「日時を具体的に」「代替案の余地を残す」の3点を押さえれば、最小限のやり取りで済みます。効率的なメールで、お互いの時間を大切にしましょう。