ビジネスメールの達人

件名で読まれるかどうかが決まる

ビジネスパーソンが1日に受け取るメールは平均50通以上とも言われています。その中で自分のメールを確実に読んでもらうには、件名で内容を的確に伝えることが不可欠です。

件名が曖昧だと後回しにされ、最悪の場合は埋もれて読まれないことも。

ダメな件名の特徴

内容がわからない件名

「お疲れ様です」
「ご連絡」
「確認お願いします」

これらの件名では、何についてのメールなのか全くわかりません。

長すぎる件名

メールソフトで表示される件名の文字数には限りがあります。スマートフォンでは20文字程度しか表示されないことも。重要な情報は件名の前半に置きましょう。

緊急を装う件名

「【至急】」「【重要】」を多用すると、本当に緊急のときに信用されなくなります。本当に急ぐときだけ使いましょう。

良い件名を書く4つのルール

ルール1: 「何の件か」を明示する

NG: ご相談
OK: ○○プロジェクトの納期についてのご相談

ルール2: 日付や数字を入れる

NG: 会議の議事録
OK: 3/15 定例会議の議事録送付

ルール3: 相手に求めるアクションを示す

・【ご確認】○○の件
・【ご返信ください】日程調整のお願い
・【ご報告】○○の進捗について
・【共有】○○資料の送付

ルール4: 20〜30文字に収める

長くなりすぎないよう、必要な情報だけを簡潔にまとめます。

シーン別件名テンプレート

| シーン | 件名例 |
|--------|--------|
| 初回挨拶 | 初めてのご連絡（○○株式会社山田） |
| 日程調整 | ○月の打ち合わせ日程のご相談 |
| 資料送付 | 【送付】○○企画書（修正版） |
| 見積依頼 | ○○に関するお見積りのお願い |
| お礼 | 本日のお打ち合わせのお礼 |
| お詫び | 【お詫び】○○の件について |
| 催促 | 【再送】○○の件（ご確認のお願い） |
| 報告 | 【ご報告】○○の進捗について |

件名も自動生成できる

メール本文の敬語に気を取られて、件名がおざなりになることはありませんか？

ビジネスメールの達人は、本文だけでなく件名もセットで自動生成します。伝えたい内容を入力するだけで、開封されやすい的確な件名とともに、丁寧なビジネスメールが完成します。

まとめ

メールの件名は「何の件か明示」「日付・数字を活用」「アクションを示す」「簡潔に」の4ルールを守るだけで、格段に伝わりやすくなります。件名を制する者がビジネスメールを制します。

メールの件名の書き方｜開封率を上げるビジネスメールの件名テクニック